§
لماذا إدارة الوقت
1.
لتنفيذ المهام و الأعمال الهامة..ثم يتبقى
لنا وقت للإبداع و التخطيط للمستقبل و للراحة و الاستجمام.
2.
لتحديد الأولويات و إنجاز أهم الأعمال في
حياتنا.
3.
للاستفادة من الوقت الضائع و استغلاله
جيداً.
4.
للتغلب على اللإجهاد و الاحباط الذي يقلل من
كفاءة العمل.
إن الحل في هذا كله.. هو
إدارة صحيحة للوقت.
هل تعلم:
o
أن الإدارة الصحيحة لوقتك تضيف إلى حياتك
ساعات طوال إذا أحسنت استغلال الأوقات الضائعة في حياتك !
o
أن إضافة 15 دقيقة كل يوم تعني إضافة13 يوم
عمل كل عام.
o
و إذا أضفت 30 دقيقة كل يوم فأنت تضيف 26
يوم عمل كل عام.
إن هذا يعادل شهراً
جديداً من العمل كل عام.
أساسيات إدارة الوقت:
أولاً: تحليل الوقت.
ثانياً: تخطيط الوقت.
ثالثاً: تنظيم الوقت.
رابعاً: مرحلة التنفيذ.
خامساً: مرحلة المتابعة و المراقبة.
·
تذكر دائماً:
§
أن ادارة الوقت قضية ذاتية يجب أن تناسب
ظروفك و طبيعتك.
§
أن تغيير العادات يأخذ وقتاً طويلاً و
مجهوداً كبيراً.
تحليل الوقت
§
إن أول خطوة في ادارتك لوقتك هي أن تحلل كيف
تستخدم وقتك الآن...
§
إذا لم تفهم كيف تصرف وقتك..فانك لن تتمكن
من الاختيار من بين الطرق البديلة لاستخدامه.
§
عليك أن تتعرف على نشاطاتك المختلفة, و
الوقت الذي تقضيه في كل نشاط.
§
عليك أن تتعرف على أوقاتك الضائعة.
§
عليك أن تتعرف على مضيعات وقتك و أسبابها.
§
و أخيراً .. عليك أن تحدد أي الطرق أفضل
لاستخدام وقتك بكفاءة و فاعلية.
لتحليل وقتك بشكل فعّال
اتبع الخطوات التالية
أولاً: جمع المعلومات:
و ذلك عن طريق استخدام
جدول يومي للنشاطات لمدة أسبوع على الأقل للتعرف على نشاطاتك اليومية.
لاستخدام هذا الجدول اتبع
التعليمات التالية:
1.
اختر أسبوعاً نموذجياً (تجنب أيام العطلات و
الأيام غير العادية).
2.
اكتب نشاطاتك على الأقل كل 30 دقيقة
بالتفصيل و حاول أن تسجل الوقت المشتغرق في كل نشاط.
3.
اكتب ملاحظاتك على كل نشاط, هل استغرق أكثر
من اللازم ؟ و لماذا ؟ و متى قوطعت فيه ؟ و ما هو سبب المقاطعة ؟
4.
اكتب في آخر اليوم, هل كان هذا اليوم
نموذجياً أم كان شاقاً أم أقل من الطبيعي ؟ و اكتب ملاحظاتك علي اليوم.
ثانياً: اختبار النشاطات
بعد أن تجمع المعلومات
علي مدى أسبوع أو أسبوعين يجب أن تختبر نشاطاتك كلها من أوجه ثلاثة:
الضرورة-الخصوصية-الكفاءة
o
اختبار الضرورة:
§
اختبر كل مهمة للتأكد من أنها ضرورية و ليست
فقط لطيفة.
§
من الشائع أن نقوم بعمل كثير من النشاطات
لمجرد أننا نحبها و نستمتع بها.
§
سوف يساعدك هذا الاختبار على اختصار مهمتك
حتى حدود الضرورة
o
اختبار الخصوصية:
§
عند تحديد مهامك الضرورية فإن مهمتك التالية
أن تحدد من الذي سيقوم بها ؟! بمعنى هل هي تخصك ؟
§
سوف تكتشف أنك تقوم بمهام كثيرة ليست من
اختصاصك؟
o
اختبار الكفاءة:
§
بمجرد التأكد أنك تقوم بمهمة ضرورية من
اختصاصك اسأل نفسك, هل هناك طريقة أفضل لآداء هذه المهمة؟!
تذكر:
هناك ثلاث طرق لاستخدام أفضل للوقت:
1.
توقف عن أي مهمة غير ضرورية.
2.
ابحث عن أحد غيرك للقيام ببعض مهامك.
3.
قم بالمهمة بأكبر كفاءة ممكنة.